Recap sau buổi đào tạo về quản lý dự án của JCI Đà Nẵng, Ban truyền thông xin phép trích dẫn từ fanpage JCI Đà Nẵng, Link gốc: CLICK

Tại sao chúng ta cần đến buổi đào tạo về Quản lí dự án này?

Đa số các câu hỏi gửi về ban đào tạo trước buổi này thuộc về chủ đề quy trình, cách thức vận hành một dự án và tố chất một người quản lí dự án tài chính cho dự án đến từ đâu và việc quản lí các mối quan hệ trong nhóm thực hiện dự án.
Một số dự án bắt đầu khởi động trở lại, một số khác đang trong những ngày đầu tiên của quá trình hình thành ý tưởng. Thế nên hàng loạt các câu hỏi và băn khoăn bắt đầu được đặt ra. Ví dụ như làm thế nào để đánh giá 1 dự án, ý tưởng như thế nào thì đạt đủ tiêu chí để triển khai dự án.
Trước giai đoạn cần chạy 1 dự án mượt mà, thử thách đầu tiên chúng ta sẽ cần vượt qua chính là khởi tạo dự án một cách chặt chẽ. Buổi đào tạo bởi chị Lan Anh tập trung cung cấp thông tin và hướng dẫn cách tư duy về vấn đề này.

Có đúng là dự án đóng vai trò rất quan trọng trong JCI?

Các Jaycees Đà Nẵng chắc chắn không còn lạ lẫm với câu nói đầy sự tự hào từ các thành viên năm trước rằng “tham gia ban dự án là có được cơ hội phát triển bản thân nhiều nhất”. Lí do sâu xa cho câu nói này đến từ đâu? Tại sao việc chủ động và tích cực tham gia dự án lại quan trọng đến thế?
  • Dự án sẽ tạo ra kết quả trực tiếp tác động tới cộng đồng mà Jaycee phục vụ. Để tạo ra kết quả này, các Jaycees không chỉ dừng lại ở việc học hỏi và tập trung phát triển bản thân mà còn cần chia sẻ và hỗ trợ cộng sự, thành viên trong đội mình cùng phát triển.
  • Dự án là cách để các chapter làm nên tên tuổi và định vị trên bản đồ JCI thế giới. Trong buổi chia sẻ, chúng ta đã được nghe rất nhiều dự án có tác động bền vững đến cộng đồng của các chapter, chẳng hạn như JCI Kuala Lumpur với dự án nâng cao ý thức người đi bộ trên vỉa hè, JCI Nhật Bản với dự án Smile by water tại Campuchia.

Để tạo nên một dự án có sức ảnh hưởng đến cộng đồng đáp ứng các tiêu chí như: tính phù hợp, tính bao quát, tính hiệu quả, tính phát triển bền vững, tính tác động thì cần xem xét 1 cách kỹ lưỡng 4 cấu phần sau:

  1. Need (Nhu cầu) — Bắt đầu từ nhu cầu của cộng đồng
  2. Engage (Kết nối) — Kết nối các nguồn lực cần thiết mà giải pháp cần đến
  3. Action (Hành động): Execute & Track — Bắt tay vào triển khai và theo dõi việc thực thi.
  4. Solution (Giải pháp): Sau khi rất nhiều hành động được thử và thực hiện, giải pháp được xây dựng và theo dõi để tiếp tục tinh chỉnh

Cấu phần đầu tiên — Phân tích nhu cầu (Need analytics) sẽ gồm những bước nào?

Nhu cầu thường được nhắc đến với phát hiện và nhận diện. Tại tổ chức JCI, cách nhìn về nhu cầu cần được thực hiện chặt chẽ và bài bản hơn — bí quyết của việc này chính là nằm ở cấu phần Phân tích nhu cầu (Need analytics)

Bước 1: Nhận diện nhu cầu (Need identification)

Cách thực hiện: Khi nhận diện nhu cầu điều quan trọng nhất là xác định nhu cầu này của đối tượng nào, tại khu vực nào và thời gian nào.
Một số nhầm lẫn mà chị Lan Anh đã chỉ ra để Jaycee cùng có thể tiến bộ trong thời gian tới như:
  • Nhầm lẫn nhu cầu hiện tại của cộng đồng và giải pháp mình mong muốn
  • Miêu tả nhu cầu nhưng chưa nhắc đến đối tượng của nhu cầu
  • Phát hiện nhiều nhu cầu khác nhau nhưng chưa tập trung xác định rõ 1 nhu cầu

Bước 2: Đánh giá nhu cầu (Need Assessment)

Cách thực hiện: Cũng như nhu cầu của bản thân mỗi người, nhu cầu của cộng đồng có thể cấp thiết hoặc không cấp thiết. Ngoài ra nhu cầu của cộng đồng có thể của số ít hoặc của rất nhiều người.
Một số nhầm lẫn phổ biến:
  • Nhu cầu dựa trên giả thuyết và mong muốn của thành viên tham gia dự án. Thế nên nhu cầu cần được xác thực qua số liệu cụ thể hoặc thu thập thông tin thực tế
  • Nhu cầu của một số rất ít, chưa đặc trưng ví dụ như các bạn học sinh cấp 2 quan tâm đến leadership. Người đi làm tại JCI không có tài chính để đi học tiếng anh

Bước 3: Tìm ra nguyên nhân cốt lõi (Cause and Effect)

Cách thực hiện: Khi tìm nguyên nhân của một vấn đề, việc tối quan trọng mà chúng ta cần thực hiện là tìm ra nguyên nhân cốt lõi của vấn đề. Chị Lan Anh đã gợi ý về một mô hình tư duy rất hiệu quả là 5 Whys — 5 câu hỏi tại sao.
Một số nhầm lẫn trong buổi workshop
  • Gộp nhiều nhu cầu khác nhau để cùng tìm 1 nguyên nhân cốt lõi
  • Chưa có thứ tự ưu tiên với các nguyên nhất kết lõi tìm ra được. Vì vậy khi tìm ra nguyên nhân cốt lõi của vấn đề, chúng ta nên ưu tiên những nguyên nhân có thể giúp ta giải quyết triệt để vấn đề nhất

Khi cấu phần đầu tiên phân tích nhu cầu được thực hiện kỹ lưỡng, việc gì sẽ chờ đợi Jaycees ở phía trước?

Các cấu phần tiếp theo trong mô hình Công dân tích cực (Active Citizen Framework) sẽ dễ dàng được triển khai hơn một khi nguyên nhân cốt lõi của vấn đề được xác định.
  • Engage: Việc kêu gọi ủng hộ tài chính và kết hợp với các tổ chức khác cùng hỗ trợ dự án sẽ đơn giản hơn nhiều. Vì tất cả các bên tham gia đều hiểu được nhu cầu và nguyên nhân cốt lõi mà bạn đang cố gắng giải quyết
  • Action: Dự án sẽ tránh được việc đứt gánh giữa đường vì không tìm được người chịu trách nhiệm việc triển khai và theo dõi tiếp theo.
  • Solution: Quan trọng nhất chúng ta sẽ tìm được một giải pháp mang tính bền vững và có tác động thực sự tới cộng đồng

Bạn có thể tiếp tục phát triển sau buổi đào tạo này như thế nào?

Việc nhận diện chính xác vấn đề của cộng đồng sẽ cần đến rất nhiều sự luyện tập để giúp chúng ta dần dần hình thành phương pháp tư duy này nhưng sẽ mở ra cho bạn 1 cách nhìn mới trong quá trình thực hiện dự án. Bạn sẽ có thể đưa ra được quyết định có nên thực hiện hay không 1 dự án sau khi xác định được nguyên nhân cốt lõi của vấn đề. Bạn có thể tham gia những bài tập hoặc thử thách sau:
  • Luyện tập phân tích nhu cầu của chính bản thân mình. Ví dụ hiện tại có thể bạn chưa nói tiếng anh trôi chảy.
  • Luyện tập trong các dự án tại chính công ty và trường học bạn đang tham gia.
  • Tham gia khóa học JCI Impact.
  • Tham gia các dự án hiện tại đang được triển khai tại JCI Đà Nẵng!
Ban Đào Tạo chúng mình mong chờ các ý kiến phản hồi cũng như các đóng góp tích cực, kinh nghiệm quý báu trong quá trình làm dự án của bạn để JCI Đà Nẵng dần trở thành môi trường giúp các bạn trẻ hoàn thiện bản thân và giúp ích nhiều hơn cho cộng đồng.
Ban đào tạo JCI Đà Nẵng 2020 — Lê Thị Thanh Hiếu